Gesunde Digitalisierung trotz Corona:
mit Meta-Tools die Krise meistern

Gesunde Digitalisierung trotz Corona:<br>mit Meta-Tools die Krise meistern

Viele Unternehmen stecken bereits mitten drin, andere planen noch, wieder andere sind jetzt durch die neue Situation dazu gezwungen: die „Digitalisierung“ steht an. Berg stellte bereits Anfang März mit klaren Worten fest: „Der Februar stand im Zeichen geschlossener Fabriken vor allem in China, unterbrochener Lieferketten und eingestellter Geschäftsreisen. Die global besonders stark vernetzte Digitalbranche lässt das nicht unberührt. Dennoch gilt: Alle Indikatoren sind deutlich im Plus. Und auch wenn uns die Corona-Krise trifft: Corona ist gleichermaßen Chance wie Aufforderung, Wirtschaft, Verwaltung und Gesundheitswesen noch entschiedener und schneller zu digitalisieren, etwa indem Technologien für Webkonferenzen eingeführt werden und Homeoffice zum Standard wird“.

Die digital Fortgeschrittenen haben das früh erkannt. Und auch die Nachzügler und Vermeider werden jetzt nicht nur von der Konkurrenz, sondern stärker denn je von äußeren Umständen gezwungen, auf den digitalen Zug aufzuspringen.

Doch wie gestaltet man die nächsten Schritte? Suchen wir uns jetzt die passenden digitalen Pendants zu unseren bisher analog realisierten Prozessen? Kopieren wir damit einfach das Alte in das Neue und der Laden läuft?

Nein, wir sollten uns rückbesinnen auf das, was wirklich wichtig ist und warum der bisherige Erfolg überhaupt erst möglich war. In den meisten Fällen wird dies ein zufriedener Kundenstamm sein, der von zufriedenen Mitarbeitern sinnvoll bedient wird. So entstehen fruchtende Verbindungen und lukrative Geschäftsmodelle funktionieren in der Realität, statt nur auf dem Papier. Dies gilt für betriebsinterne Prozesse gleichermaßen wie für solche mit direktem Kundenkontakt.

Um genau dieses, bisher funktionierende System, in die neue, digitale Welt zu transportieren bedarf es einiger entscheidender Aspekte, die wir in diesem Artikel behandeln. Es werden hierbei konkrete Probleme aufgezeigt und ganzheitliche Lösungen, die das Firmeninteresse mit den beteiligten Menschen vereint. Geschäftsführung, Mitarbeiter und Kunden nutzen die neuen Möglichkeiten der Kommunikation und Zusammenarbeit in einer sinnvollen und gesunden Form, statt sich mit neuen Problemen zu belasten. Die Firma profitiert von den neuen Möglichkeiten, statt sich von ihnen das weitere Vorgehen diktieren zu lassen. Wer die neuen Machbarkeiten souverän beherrscht, gewinnt. Wer sich in technischen Details und Strukturen verzettelt, verliert. So lassen sich alte Werte in die neue Welt transportieren und ein erfolgreicher Wettbewerb mit bereits stärker digitalisierten Unternehmen wird realistisch.

Um die firmeninterne Digitalisierung nicht zu einer reinen Verschiebung der Problemfelder werden zu lassen, sondern den Betrieb weiter in einen wirklich funktionierenden Mikrokosmos und in ein gesundes Ökosystem zu führen, müssen die Bedürfnisse der eigenen Mitarbeiter, Kunden und der Zielgruppe auf neue Weise befriedigt werden.

Die Bedürfnisse haben sich nie geändert, nur die Art der Zufriedenstellung

Das klingt zunächst nach einer komplexen Thematik? Das mag sein. Das Gute dabei: die grundlegenden Bedürfnisse haben sich nie geändert und werden sich wohl auch nie ändern. Digitalisierung kann Frustration bedeuten. Digitalisierung kann Erfolg bedeuten. Der Schlüssel liegt darin, sie holistisch anzugehen und die Chance konstruktiv zu nutzen.

Priorisieren Sie die menschlichen Faktoren daher gemeinsam mit Ihrer „Digital Task Force” oder Ihrem Digitalisierungsteam also mindestens gleich auf mit denen der Wirtschaftlichkeit. Dass die Faktoren Mensch und Betriebswirtschaft auf dem Weg zum Erfolg Hand in Hand gehen, wird heute wohl jedem Unternehmer bewusst sein. Alle im grundlegenden Plan integrierten Aspekte werden die DNA des neuen Systems dauerhaft mitbestimmen. Sie sollten also umfassend durchdacht sein.

Doch was bedeutet das im Digitalisierungsprozess genau: menschliche Faktoren? Und mit wieviel Aufwand ist all das verbunden? 

Mut zum Wandel: modular andockbare Systeme holistisch integrieren

Das Schöne an digitalen Systemen ist, dass sie sich im Vergleich zu analogen Offline-Welten mit relativ wenig Aufwand anpassen lassen. Im Optimalfall sind solche Systeme modular aufgebaut und an Bestehendes reibungslos anflanschbar. So müssen bereits funktionierende Systeme nicht verändert werden und ein bereits geschaffener Unternehmenswert wird nicht reduziert oder gar alte geniale Ideen über den Haufen geworfen. Wer also bisher erfolgreich nach der Devise „never touch a running system” gearbeitet hat, wird sich über ebensolche durchdachten Systeme besonders freuen.

Übersichtliche Datenaufbereitung mit Cyfe

Ein entscheidender Aspekt auf dem Weg zum erfolgreich datengetriebenen Unternehmen ist die Reduzierung der Datenmenge auf das Wesentliche und eine sinnvolle optische Darstellung. Der Nutzer wird nicht mit unnötigen Informationen belastet, muss weniger herausfiltern und kann sich motiviert und ohne Overhead auf das Wesentliche konzentrieren.

Über so genannte Dashboards lassen sich die wichtigsten Kennzahlen für den jeweiligen Mitarbeiter relevant nutzen. Der führende Anbieter von Meta-Dashboards Cyfe empfiehlt hierbei: klären Sie zunächst das „Warum": welchen Zweck soll Dashboard erfüllen? Danach steht das „Wer" an, die Darstellung wird auf den tatsächlichen Nutzer ausgerichtet. Nun folgt die Reihenfolge der Datenanordnung, wobei Cyfe anmerkt: ob nun analog oder digital, Menschen erwarten die wichtigsten Informationen zu Beginn und sie lesen meist von links nach rechts:

Quelle: https://www.cyfe.com/blog/top-7-tips-creating-dashboards/

Und auch weitere Tipps zum richtigen Umgang mit digitalen Dashboards sind quasi eine Portierung aus der alten, analogen Welt in die neue, digitale Welt: nur eine Schriftart verwenden, die Daten sollten in thematischen Clustern nebeneinander stehen und überflüssige Informationen sollten am besten überhaupt nicht erscheinen. Jedem werden diese Themen aus Vorträgen am Flipchart und in Excel-Analysen, sowie PowerPoint-Präsentationen bekannt sein. Nun gilt es, die Datenvisualisierung digital zu meistern. Dazu lassen sich modular anschlanschbare Systeme wie Cyfe nutzen, ohne bereits bestehende Systeme ändern zu müssen. Der Aufwand ist meist geringer, als befürchtet und das Ergebnis immer individuell auf das eigene Unternehmen angepasst.

Den digitalen Vertrieb optimal aufstellen

Der Außendienst und Vertrieb sind für viele Unternehmen in Deutschland der stärkste Umsatztreiber. Und auch hierfür haben sich Anbieter entwickelt, denen man der Gruppe der Meta-Tools zuordnen kann.

Pathadvice macht die Digitalisierung des Vertriebs in bereits bestehenden, komplexen Strukturen durch seine modulare Anflanschbarkeit möglich. Funktionierende Abläufe müssen nicht verändert werden, während Funktionsumfang und Handlungsspielraum der Berater und Verkäufer stark erweitert werden. Die Vertriebsmitarbeiter werden mit digitalen Werkzeugen ausgestattet, die der Offline-Welt sehr nahe kommen und können gleichzeitig auf Funktionen zurückgreifen, die die Beratungsqualität im Gespräch weiter steigern.

Bestehende und potentielle Kunden müssen nicht besucht und können über eine Videokonferenz bedient werden. Alle bereits vorhandenen Tools, Apps und Softwares können wie gewohnt verwendet und rechtsgültige Verträge direkt online abgeschlossen werden. Die eigene Arbeitswelt ändert sich vor allem dahingehend, dass Vertriebsmitarbeiter weniger Ressourcen benötigen und gleichzeitig effizienter arbeiten. So entfallen Autofahrten, Telefonate ohne Ergebnis und die Terminvereinbarung wird flexibler.

Richtig eingesetzt erhöht sich damit die Abschlussrate, Kundenzufriedenheit und Mitarbeitergesundheit. Kunden und Berater können gemeinsam und in Echtzeit an Mindmaps und Dokumenten arbeiten. Es lassen sich alle gängigen Messenger nutzen und die führenden Unterschriftsverfahren sind per Schnittstelle andockbar. Über nahtlos integrierte Video-Ident-Anbieter und eine intelligente Dokumentationsfunktion werden bisher funktionierende analoge Vorgänge nicht nur digital abgebildet, sondern auch effizienter durchgeführt. Mehrstufige Videokonferenzen, in denen ein Supervisor einem Berater oder einem Team zur Seite stehen kann, während mit dem Kunden kommuniziert wird, sowie Gruppenfunktionen ermöglichen dem Unternehmen einen noch erfolgreicheren Vertrieb. Die Dokumentationsfunktion mit automatischer Spracherkennung ermöglicht darüber hinaus eine effektivere Analyse und Verwendung der betriebsinternen Daten. (Quelle: https://www.pathadvice.ai)

Neurotransmitter und Bedienoberflächen - der Zusammenhang

Nehmen wir einmal das Beispiel der Applikationen für Smartphones und Tablets. Vielleicht haben Sie sich schon einmal gefragt, warum bestimmte Apps den Durchbruch schaffen und warum manche niemals Erfolg haben werden, obwohl sie auf den ersten Blick denselben Zweck erfüllen. Der Unterschied liegt meist darin, dass die erfolgreichen Unternehmen ihre Apps nach psychologischen Gesichtspunkten gestalten und nicht nur nach funktionalen Aspekten. So kann Candy Crush $150.000 Profit am Tag einfahren und Instagram zur fast unvermeidlichen Institution werden, da die Anwender förmlich süchtig danach werden. Wer das Buch „Hooked: How to Build Habit-Forming Products” von Nir Eyal gelesen hat, kennt die Mechanismen. Andere Apps mit exakt denselben Funktionen sind durchdacht, genial und völlig erfolglos, da sie den Nutzer psychologisch nicht optimal und zielführend bedienen.

Ähnlich wie bei den Apps können Unternehmer die Bedienbarkeit und Funktionalität von digitalen Systemen im eigenen Betrieb aktiv definieren und jederzeit optimieren. Denn nicht nur das Ziel ist wichtig, sondern auch der Weg dahin. Was bringen Mitarbeiter am Rande des Burn Out, weil der Digitalisierungsprozess zu anstrengend und sein Ergebnis einfach unpraktisch ist? Was bringen überredete, statt überzeugte Kunden, weil der Vertragsabschluss nun zwar einfacher forciert werden kann, weil die digitalen NLP-Module so gut funktionieren, der Kunde aber langfristig unzufrieden ist? Mitarbeiter, die ihre täglichen Werkzeuge lieben und Kunden, die es schätzen, von diesem Unternehmen bedient zu werden - eine wünschenswerte Situation, die man aktiv gestalten kann.

Denn digital wirken dieselben psychologischen und gesundheitsrelevanten Dynamiken und Prozesse, wie in der Offline-Welt. Und sie lassen sich heute noch genauer und schneller beeinflussen, als es bisher analog möglich war.

Mit eigenen Apps die Produktivität & Zufriedenheit steigern

Und auch für die Erstellung von eigenen Applikationen lassen sich Meta-Anbieter heranziehen. Der führende Anbieter für die Prozessautomatisierung via Apps namens Quick Base bietet die Möglichkeit, auch ohne eigene Programmierabteilung firmeninterne Anwendungen zu realisieren.

So konnte beispielsweise die US-amerikanische Firma Helm Inc. über 3.000 Spreadsheets eliminieren und gleichzeitig $150.000 Administrationskosten, sowie $20.000 Lizenzkosten für Salesforce einsparen. Die Mitarbeiter wurden befragt, wie das Tool optimalerweise aussehen soll und es wurde mit relativ wenigen Ressourcen umgesetzt. Die Reduzierung der Arbeitszeit zur Datenaufbereitung verkürzte sich dauerhaft von 90 auf weniger als eine Stunde. (Quelle: https://www.quickbase.com/customers/helm-inc-drives-frictionless-innovation-with-intuit-quickbase)

Der Anbieter von Leiterplatten RedBoard Circuit konnte mit einer via Quick Base realisierten Applikation die komplette Angebotserstellung und den Verkauf digitalisieren und damit weitgehend automatisieren. Das manuelle Erstellen von Proforma-Rechnungen an chinesische Firmen, das Vertrauen auf alte Kennzahlen und ein uneinheitliches System verschiedener Mitarbeiter und Abteilungen wurde durch eine reibungslose Software ersetzt, die all diese Probleme eliminiert. Die Mitarbeiter können sich nun auf zielführende Aktivitäten fokussieren und sind nicht mehr mit Fehlerbehebung und E-Mail-Versand beschäftigt. (Quelle: https://www.quickbase.com/customers/redboard-circuits-drives-efficient-quotes-and-orders-with-quickbase)

Auch die inhabergeführte Stoll Gruppe aus Deutschland konnte mit einem ihrer Digitalisierungsprojekte große Erfolge erzielen. Durch den Einsatz eines firmeninternen Wikis arbeiten die MitarbeiterInnen über die Niederlassungen in China und Deutschland hinweg nur mit den wirklich relevanten Informationen, um Prozesse zu optimieren und Projektabläufe innerhalb des Teams zu verbessern. Diese interne Arbeitsplattform verbesserte nicht nur die Kommunikation untereinander, sondern führte ebenso zu einer Veränderung der Unternehmenskultur. Die effiziente Zusammenarbeit des Teams führte zu einer deutlichen Steigerung der Kundenzufriedenheit. Laut Markus Stoll „ist die Qualität der Projektlösstellen. Befragt man die eigenen Mitarbeiter nach ihren aktuellen Wünschen, Sorgen und Verbesserungsvorschlägen, so lassen sich diese optimal berücksichtigen und mit den Interessen der Unternehmens vereinen. Dasselbe gilt für Kunden und potentielle Neukunden. Statt wild zu recherchieren, Ergebnisse aus anderen Umständen und externen Rat einzuholen, sind die Antworten im eigenen Betrieb bereits vorhanden. Um es mit Heinrich von Pierer zu sagen: „Wenn Siemens wüsste, was Siemens weiß, dann wären unsere Zahlen noch besser“.

Den stärksten Kontakt zwischen digital und analog erfährt man wohl bei der Nutzung von digitalen Bedienoberflächen. Bei der Gestaltung eben dieser gilt es, die psychologischen Bedürfnisse der Anwender zu berücksichtigen. Oft gehen diese in folgende Richtungen:

●      Frustrationsfreie Abläufe für ein ein gesundes Gelingen im Alltag mit gesteigerter Motivation.

●      Automatisierte Abläufe für ein Freiwerden von Ressourcen. Repetitive und ermüdende Aufgaben werden eliminiert. Motivation, Kreativität und Leistungsbereitschaft steigen.

●      Eine sinnvolle Darstellung der relevanten Daten auf das Wesentliche reduziert, um die Reizüberflutung zu eliminieren.

●      Optisch schöne Oberflächen, die organisch anmutende Bedienfelder aufweisen und Freude bereiten. Ganz im Gegenteil zu rein zweckmäßigen und funktionalen starren Strukturen im Sinne eines Systems, aber nicht im Sinne der Bediener. Wir kennen den Unterschied von Apple und Microsoft. Wir wollen den Mitarbeiter und Kunden nicht mit der Systemsteuerung konfrontieren, nur weil der Ton zu viel Bass hat.

Der Beauftragte zum Thema User Interfaces (UI) oder User Experience (UX) sollte im Digitalisierungsteam also in jedem Falle eng verzahnt mit dem Beauftragten für Mitarbeitergesundheit und -motivation zusammenarbeiten.

Unsere Gesundheit, Motivation und Aufmerksamkeit werden von Neurotransmittern beeinflusst

Die meisten von uns setzen Neurotransmitter wie Serotonin und Dopamin mit Glückshormonen in Verbindung. Deren Aufgabe im menschlichen Gehirn ist, Informationen von einer Nervenzelle zur anderen zu übertragen. Sie sind die Botenstoffe unseres Nervensystems und beeinflussen u.a. auch die Hormonbildung. Besitzt man eine ausreichende Menge an Serotonin ist man optimistisch, gut gelaunt, konzentriert. Serotonin wirkt sich also in erster Linie auf unseren emotionalen Haushalt aus. Ein niedriger Serotoninspiegel hingegen kann zu den folgenden Problemen führen

●      Konzentrationsstörungen

●      Schlafmangel

●      Reizbarkeit

●      Depression

●      Burn Out

●      Krankheiten

 

Doch was führt zu einem niedrigen Glückshormonspiegel? Wie beeinflussen die Effekte der Digitalisierung unseren Neurotransmitter-Haushalt? Ganz einfach: durch Stress. Wir sind reizüberflutet, werden durch eine Vielzahl von Informationen erstickt und kämpfen zudem noch mit benutzerunfreundlichen Systemen. In der Pause „checken” wir unsere Social Media Kanäle, bestellen noch kurz etwas in einem Online-Shop und schauen uns die Nachrichtenwebsite an, die uns mit Werbung, automatisch abgespielten Videos und wechselnden Bildern geradezu ins Gesicht schlägt. Beim Lesen der News springt der Text um einige Pixel nach unten, da die „weiterführenden Artikel” unbedingt bereits nach dem zweiten Absatz angeteasert werden müssen und das entsprechende Werbemodul nachgeladen wurde. Die digitalen Mechanismen dahinter sind vergleichbar mit einem Haustier, das am Frühstückstisch an der Tageszeitung zerrt.

Die großen Datenmengen können in unserem Gehirn tagsüber gar nicht mehr verarbeitet werden. Die Folge sind Schlafstörungen, die wiederum eine Schwächung des Immunsystems begünstigen. Der physische, psychische, emotionale und energetische Körper gerät aus der Balance. Der Mensch wird krank, unglücklich, unzufrieden. Es ist ein schleichender, unbewusster Prozess.

Die Auswirkungen auf den Erfolg eines Unternehmens  - digital oder analog - sind somit keine Überraschung mehr. Richard Branson sagte bereits „Die Mitarbeiter einer Firma sind ihr größtes Kapital und ihre Leute sind ihr Produkt“. Der Mensch sollte also immer im Vordergrund stehen.

Es gilt also, den digitalen Stress abzubauen. Denn ein erhöhter Stresshormonspiegel verringert die Anzahl der „Glückshormon-Neurotransmitter“ und beeinflusst somit die Gesundheit und Motivation. Doch wie lässt sich das in unserem digitalen Zeitalter erreichen? Früher konnten Stresshormone durch physische Arbeit abgebaut werden. In der digitalen Arbeitswelt bewegt sich jedoch heute kaum noch jemand.

HR und interne Intelligenz profitieren von digitalen Welten

Was für interne Prozesse, Wirtschaftlichkeit und Vertrieb gilt, trifft auch für den internen Wissenstransfer und die Personalentwicklung in den Firmen zu. Dr. Jan Ullmann, Berater und Trainer für sinnhafte (digitale) Bildung, erklärt dazu: „Vor allem beim Thema 'Lernen', egal ob an Schulen, Universitäten oder der firmeninternen Weiterbildung wird klar, dass das Ziel nicht rein technische Digitalisierung sein kann, sondern der Mensch im Mittelpunkt stehen muss. Denn das Lernen, unser Gehirn und der Mensch selbst hat sich auch im 21. Jahrhundert nicht plötzlich grundlegend geändert - auch wenn das oft so empfunden wird“. Schnell würden sich dabei die Akteure immer wieder in der Perfektion der Mittel verlieren: E-Learning Plattform hier, Virtual Classroom da - die als „Heilsbringer des Lernens" aber nie 100% erfolgreich waren und sind. Warum ist das so? „Technische Trends kommen und gehen, aber menschliche Faktoren bleiben - genau diese werden bei digitalisiertem Lernen aber oftmals nicht ausreichend mitgedacht“ sagt Ullmann. „Nur wenn wir dort ansetzen, wird am Ende auch etwas Sinnhaftes entstehen können. Es wäre also wichtig, sowohl an Schulen als auch an Unternehmen die digitale Transformation nicht nur als 'alten Wein aus digitalen Schläuchen' zu sehen, sondern die Zeit der Veränderung zu nutzen, um veraltete Paradigmen völlig neu zu denken und das 'Mensch sein', also die gegenwärtige, individuelle Potentialentfaltung, endlich in den Mittelpunkt zu stellen“.

"Die Autoren Tina Kaczor und Markus Fordemann haben sich mit den führenden Softwares für den digitalen Vertrieb auseinandergesetzt, sie auf Herz und Nieren geprüft, verglichen und analysiert. Dabei ist DigitalerVertrieb.net entstanden, welches als unabhängiges Branchenportal alle relevanten Tools vergleicht und für jedes Anwendungsfeld eine passende Lösung empfehlen kann, ob für Retail, B2B, Konzerne oder Freelancer. Dies geschieht am besten über den kostenlosen Beratungsservice, wobei nur einige Angaben zum eigenen Unternehmen gemacht werden müssen. Als Antwort erhält jeder Anfragende eine Erklärung warum welche Software für Videoberatung, Co-Browsing, Screensharing und Online-Vertragsabschluss für das eigene Unternehmen am besten geeignet ist."

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